Nebenkostenabrechnung prüfen in der Schweiz - Tipps vom Anwalt
Wenn Sie vom Vermieter bzw. der Hausverwaltung eine Nebenkostenabrechnung (NK-Abrechnung) erhalten, sollten Sie diese Nebenkostenabrechnung prüfen, insbesondere wenn eine hohe Nachzahlung verlangt wird.
Jeder macht mal Fehler und die Erstellung einer NK-Abrechnung ist komplex. Im folgenden Beitrag zeigen wir, anhand welcher Punkte Sie die Nebenkostenabrechnung kontrollieren können und wie man entdeckt, ob unzulässige NK-Positionen verrechnet wurden.
INHALTSVERZEICHNIS
- Was sind Nebenkosten überhaupt?
- Mietvertrag prüfen
- Erhaltene Nebenkostenabrechnung prüfen
- Bei Zweifeln Belegeinsicht verlangen
- Keine Einsprachefrist – aber Verjährung möglich
- Vom Anwalt NK-Abrechnung prüfen lassen
Was sind Nebenkosten überhaupt?
Was Nebenkosten genau sind, steht im Gesetz. Die allgemeine Nebenkosten-Definition findet sich in Art. 257a Absatz 1 OR (Schweizerisches Obligationenrecht):
«Die Nebenkosten sind das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen.»
Das wird in Art. 257b Absatz 1 OR für Wohnräume und Geschäftsräume noch konkretisiert:
«Bei Wohn- und Geschäftsräumen sind die Nebenkosten die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für Leistungen, die mit dem Gebrauch zusammenhängen, wie Heizungs-, Warmwasser- und ähnliche Betriebskosten, sowie für öffentliche Abgaben, die sich aus dem Gebrauch der Sache ergeben.»
Im Gesetz steht auch, dass der Mieter die Nebenkosten nur bezahlen muss, wenn das Zahlen von Nebenkosten mit dem Vermieter besonders vereinbart wurde, Art. 257a Absatz 1 OR. Die jeweiligen Nebenkosten müssen ausdrücklich und klar im Mietvertrag geregelt sein.
Wenn keine Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart wurden, folgt aus Gesetz und Rechtsprechung, dass die Nebenkosten bereits in der Miete enthalten sind, also durch die Mietzahlung auch die Nebenkosten bezahlt sind.
Mietvertrag prüfen
Als ersten Schritt, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen, sollte man den Mietvertrag in Bezug auf die Nebenkosten kontrollieren.
Nebenkosten ausdrücklich, einzeln und konkret geregelt
Die Zahlung von Nebenkosten darf nicht nur allgemein im Mietvertrag vereinbart worden sein, damit der Vermieter sie gegenüber dem Mieter abrechnen kann. Vielmehr müssen alle Kostenpositionen der Nebenkosten, also jede Nebenkosten-Art einzeln und konkret im Mietvertrag aufgeführt sein, damit diese Kostenposition abrechenbar ist.
Wenn sich im Mietvertrag zum Beispiel eine Kostenposition «übrige Betriebskosten» findet, ist diese wegen ihres allgemeinen Charakters in der Nebenkostenabrechnung nicht zulässig.
Das Schweizer Bundesgericht (BGer., Urteil v. 3.10.2006, 4C.250/2006) verlangt übrigens, dass die Nebenkosten im Mietvertrag selbst aufgeführt sein müssen; eine Auflistung in den Allgemeinen Bedingungen genügt nicht. Jedoch gibt es Gerichte und Schlichtungsbehörden, die dieser Vorgabe des Bundesgerichtes nicht folgen, etwa wenn die Allgemeinen Bedingungen vom Mieter unterschrieben wurden oder mit dem Mietvertrag zusammengeheftet sind.
Und übrigens: Heiznebenkosten müssen nicht einzeln aufgeschlüsselt im Mietvertrag erwähnt werden, also zum Beispiel Brennstoff, Betriebsstrom, Verwaltungskosten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Heizungsanlage, etc.
Akonto oder Pauschal?
Als nächstes prüft man, ob Akonto-Zahlung oder Pauschal-Zahlung der Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart ist. Sollten die Nebenkosten als Pauschale vereinbart sein, stellt der Vermieter bei der Berechnung der Pauschale auf die Durchschnittskosten der letzten drei Jahre ab. Nach- und Rückforderungen gibt es daher nicht. Auch besteht keine Pflicht des Vermieters, überhaupt eine Abrechnung zu erstellen, wenn eine Pauschale für die Nebenkosten vereinbart wurde.
Allerdings kann der Mieter für den Fall, dass die Pauschale für die Nebenkosten zu hoch erscheint, Auskunft beim Vermieter über die Durchschnittskosten verlangen und gegebenenfalls eine Anpassung der Pauschale.
Erhaltene Nebenkostenabrechnung prüfen
Nachdem man den Mietvertrag auf die Nebenkosten-Vereinbarungen geprüft hat, geht es an die Kontrolle der erhaltenen Nebenkostenabrechnung selbst.
Detaillierte und nachvollziehbare Abrechnung nach Kostenarten
Die Nebenkosten müssen detailliert nach Kostenarten aufgeführt werden, also bei jeder Kostenart der dazugehörige Betrag aufgeführt werden. Diese in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Kostenarten bzw. Kostenpositionen vergleichen Sie mit denjenigen im Mietvertrag vereinbarten. Denn nur was im Mietvertrag als Nebenkosten aufgeführt ist, darf in der Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt werden, so das Bundesgericht (siehe oben).
Ausserdem muss die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar sein. Eine verbindliche Darstellungsform, die für alle Vermieter bzw. Hausverwaltungen gelten würde, gibt es jedoch nicht.
Verteilschlüssel prüfen
Die Gesamtkosten der Nebenkosten einer Liegenschaft müssen nach einem nachvollziehbaren Verteilschlüssel auf die jeweiligen Parteien verteilt werden. Die genauen Kriterien, die für den Verteilschlüssel herangezogen werden – zum Beispiel die Quadratmeter-Anzahl -, sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Allerdings muss man diese Kriterien nachvollziehen können. In der Nebenkostenabrechnung sollte man prüfen, ob der eigene Anteil an den Gesamtkosten anhand des Verteilschlüssels korrekt berechnet wurde.
Korrekte Verrechnung von Akonto-Zahlungen prüfen
Die im Laufe der Zeit geleisteten Akonto-Zahlungen müssen mit den in Rechnung gestellten Nebenkosten korrekt verrechnet werden in der NK-Abrechnung, was es zu prüfen gilt. Die vertraglich vereinbarten Akonto-Zahlungen sollten dabei idealerweise die tatsächlich anfallenden Nebenkosten abdecken. Gemäss Bundesgericht gilt aber für die Vereinbarung von Akontozahlungen die Vertragsfreiheit und Akonto-Zahlungen, welche die effektiven Nebenkosten wesentlich unterschreiten, sind nicht per se unzulässig. Da NK-Abrechnungen mit unsicheren Faktoren wie bspw. variierenden Kosten für Drittleistungen oder individuellem Verbraucherverhalten zusammenhängen, kann es durchaus sein, dass die vereinbarten Akonto-Zahlungen für die Begleichung der effektiv geschuldeten Nebenkosten nicht ausreichen werden (BGE 132 III 24). Hohe NK-Nachzahlungen bedeuten daher nicht zwingend, dass unzulässige NK-Positionen verrechnet wurden.
Frist Nebenkostenabrechnung Schweiz – Verjährung prüfen
Sind Akontozahlungen im Mietvertrag für Nebenkosten vereinbart, muss der Vermieter bzw. die Hausverwaltung eine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen. Nebenkostenforderungen aus Mietvertrag verjähren nach 5 Jahren.
Wenn der Vermieter bzw. die Hausverwaltung keine Nebenkostenabrechnung erstellt oder erst Jahre später nach der Abrechnungsperiode, dann beginnt die 5-jährige Verjährungsfrist für Nachforderungen ab demjenigen Datum, zu dem die Vermieterschaft die jährliche NK-Abrechnung hätte erstellen müssen.
NK-Abrechnung auf unzulässige Nebenkosten prüfen
Da Mieter nur zulässige Nebenkosten bezahlen müssen, muss man die Nebenkostenabrechnung immer auf unzulässige Nebenkosten kontrollieren. So dürfen etwa Reparaturen und Unterhaltskosten nicht als Nebenkosten in der NK-Abrechnung abgerechnet werden. Grundsätzlich sind nur solche Nebenkosten zulässig, welche im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen.
Beispiele für zulässige Nebenkosten
Nachfolgend haben wir eine nicht abschliessende Liste mit grundsätzlich zulässigen Nebenkosten erstellt:
- Heizkosten
- Warmwasserkosten
- Abwasserkosten (Verbrauchsgebühren)
- Hauswartungskosten (bspw. Treppenhausreinigung, Schneeräumungskosten, Gartenpflegekosten)
- Liftkosten
- Jährliche Kehrichtgebühr
- Allgemeinstromkosten für allgemein zugängliche Räume
- TV-Grundnutzungsgebühren für Kabelnetze
- Aufwand der Verwaltung für Nebenkostenabrechnung
- Mehrwertsteuer auf Drittleistungen
- Mehrwertsteuer auf die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
Für eine detailliertere Auflistung der zulässigen Nebenkosten lesen Sie unseren Artikel «Nebenkostenabrechnung Schweiz – zulässige und unzulässige Nebenkosten».
Beispiele für unzulässige Nebenkosten
Nachfolgend haben wir eine nicht abschliessende Liste mit grundsätzlich unzulässigen Nebenkosten erstellt:
- Reparaturkosten
- Unterhaltskosten
- Kosten für Ersatzanschaffungen
- Bestimmte Amortisationen
- Verbrauchsunabhängige Wasser- und Abwassergrundgebühren
- Regenwassergebühr
- Installationsgebühren für Anschluss ans TV-Kabelnetz
- Versiegelungskosten und Plombierungskosten im Zusammenhang mit TV-Anschluss
- Gebäudeversicherungskosten
Auch neue Nebenkosten-Positionen können unzulässige Nebenkosten darstellen, sofern der Mietvertrag nicht in Bezug auf diese neuen Nebenkosten geändert wurde.
Für eine detailliertere Auflistung der unzulässigen Nebenkosten lesen Sie unseren Artikel «Nebenkostenabrechnung Schweiz – zulässige und unzulässige Nebenkosten».
NK-Abrechnung mit derjenigen vom Vorjahr vergleichen
Man sollte jede neue Nebenkostenabrechnung mit derjenigen NK-Abrechnung des Vorjahres vergleichen. Auf diese Weise lässt sich zum einen feststellen, ob neue Nebenkosten erhoben wurden – wobei dies im Grunde bereits durch einen Abgleich mit dem Mietvertrag möglich ist, sofern dieser nicht geändert wurde. Vor allem aber finden Sie durch einen Vergleich mit der Vorjahresrechnung heraus, ob bestimmte Kostenpositionen stark angestiegen sind, was ein Indiz dafür sein könnte, dass mit der Abrechnung etwas nicht stimmt; insbesondere, wenn nicht nachvollziehbar ist, warum es zu diesem Kostenanstieg kam.
Bei einem solchen Vergleich der aktuellen Nebenkostenabrechnung mit der letztjährigen NK-Abrechnung kann man auch überprüfen, ob der Verteilschlüssel geändert wurde. Denn für eine Änderung des Verteilschlüssels muss die Vermieterschaft die Fristen und Formvorschriften für Vertragsänderungen einhalten, sofern sich diese nachteilig auf die Mieter auswirkt.
Bei Zweifeln Belegeinsicht verlangen
Gerade wenn nicht nachvollziehbar ist, warum die Kosten im Vergleich zum Vorjahr in Bezug auf eine oder mehrere Positionen stark gestiegen sind, sollte man beim Vermieter bzw. der Hausverwaltung die Einsicht in die Belege verlangen. Gemäss Art. 257b Absatz 2 OR ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren.
Will man Kopien der Belege erstellen lassen, muss der Mieter für diese Kopien gemäss Praxis allerdings bezahlen. Es gibt allerdings Verwaltungen, die die gewünschten Dokumente kostenlos per Post zusenden. Des Weiteren gibt es Hausverwaltungen, die Dokumente über die Herausgabe eines Zugangscodes online zur Verfügung stellen.
Keine Einsprachefrist – aber Verjährung möglich
Will man Einsprache gegen die Nebenkostenabrechnung bei der Vermieterschaft einlegen oder die NK-Abrechnung bei der Schlichtungsbehörde anfechten, gibt es dazu keine gesetzlich vorgegebene Frist. Die Vermieterschaft kann weder das Recht der Mieterschaft auf eine detaillierte Nebenkostenabrechnung befristen noch das Recht auf Einsicht in die Belege. Sollten solche Klauseln in Abrechnungen oder Mietverträgen stehen, sind diese Klauseln unbeachtlich.
Allerdings können auch die Nachforderungen der Mieterschaft verjähren, und zwar innerhalb von 5 Jahren nach der Erstellung der Nebenkostenabrechnung.
Wenn Mieter irrtümlich Nebenkosten bezahlt haben, können diese maximal zehn Jahre nach der Zahlung zurückgefordert werden. Sobald der Mieter Kenntnis vom Irrtum erlangt, verkürzt sich diese Frist auf drei Jahre ab Kenntnis vom Irrtum.
Vom Anwalt NK-Abrechnung prüfen lassen
Insbesondere wenn in der Nebenkostenabrechnung hohe Nachzahlungen verlangt werden, die für Sie nicht nachvollziehbar sind, sollten Sie die NK-Abrechnung von einem Anwalt für Mietrecht auf Fehler prüfen lassen.
Aber auch in Fällen, in denen zwar die Nebenkostenhöhe gleich bleibt, Sie aber den Verdacht haben, dass eine oder mehrere Nebenkostenpositionen unzulässig sind, können Sie die Nebenkostenabrechnung anwaltlich prüfen lassen, wobei dies vor allem dann ratsam sind, wenn es sich um höhere Beträge handelt.
Ein Anwalt für Mietrecht kann Ihnen aber auch dabei behilflich sein, festzustellen, ob die Nebenkostenabrechnung insgesamt unzulässig ist. Des Weiteren kann ein Mietrechtsanwalt Sie bei Anfechtungen von NK-Abrechnungen etwa bei der Schlichtungsbehörde oder vor Gericht unterstützen und auch bei Schreiben an den Vermieter bzw. die Hausverwaltung, etwa wenn Sie dort die Belegeinsicht verlangen.
Rufen Sie einfach unsere Rechtsanwaltskanzlei an, um einen Beratungstermin mit einem unserer Anwälte für Mietrecht zu vereinbaren:
- Unsere Rechtsanwälte und Notare in Solothurn: +41 32 623 91 91
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